1提高检索精度和速度、提高借阅速度

利用网络版检索可使查档案人员足不出户，提高了借阅速度，计算机的利用可大大提高检索的精度和速度。并且能够实现多人同时对一份文件或者一人同时多份文件的电子原文一次查询只需几秒钟而不是过去的几分钟到几十分钟，提高了借阅速度。

2提升档案管理标准化、规范化

系统严格执行相关的国家档案法律和规范；以及用户的档案管理规范、和计算机技术的标准、规范。在满足关于电子文件管理的国际标准上，系统提供了充分保障。通过软件元数据标准、著录标准、数字化标准、电子文件归档等一系列标准和规范来控制数据采集、保存和利用电子文件的规范性，因此网络版的使用可以使各部门兼职档案管理人员更好的尊从档案管理标准，提升了档案管理的标准化、规范化。

3减轻档案部门工作压力

档案部门工作任务繁重，每年要花大量的时间用于档案的整理、编目、利用上，在实现档案数字化后，通过计算机管理，能够更有效的发挥档案的价值和档案部门工作的价值，并减少直接借阅档案原件的次数、同时也加快了档案管理人员的办公效率、减少了制作统计报表、各种目录烦琐工作，从而减轻档案部门的压力。

4提高工作效率，充分发挥档案部门应有作用

综合档案管理系统结合数字化后的数据，能够充分利用计算机的优势，整合各种信息资源，优化现有的工作流程，把人们从简单、繁索、重复性的工作中解放出来，腾出来时间从事更有意义的档案信息的编研、数据分析以辅助领导层决策，从而变档案人员的工作由被动为主动，彻底改变档案部门仅仅为“库房管理”的现状。

5扩大档案利用范围，提高档案利用价值

利用不受地理限制：通过内部计算机网络、VPN所有上网人员皆可不受地理限制地、方便地实现档案的综合管理和利用。避免了人员物理走动。特别有利于用户全员范围跨地域共享检索和利用档案，提升了档案的利用价值。

6与其他系统一体化共享数据，提高了档案收集效率

通过二次开发数据接口与其它相关信息系统进行有机的互联互通，最大限度地实现数据共享、业务功能和流程互动。档案管理人员可以通过公文管理、辅助组卷将从各个业务系统接收到的相关数据按部门立卷自动归档、汇总，最终形成档案信息，实现电子信息档案化管理，实现了一次录入多次使用，降低了重复录入的烦琐，实现了文档一体化，提高了档案接受收齐全率和接收效率。

7减少了到各地检查、督导的费用

    如果直属单位也使用此系统通过此系统，可以做到上下统一；总部文档管理人员可以直接通过软件检查出档案管理不规范、归档不完整的等问题，结束了以往需要多次到现场去检查和督导的人力、财力。

8提升了信息价值，提升核心竞争力

本系统作为信息资源的最终汇集地，通过电子资料、知识、档案的管理、编研、发布、利用，提升了单位对信息资产的收集齐全、保存完善、高效利用；通过针对每个员工的产生的信息收集汇总，可以将优秀员工脑海中的隐形知识萃取出来，并结合档案信息、图书、资料汇集整理编撰出响应的培训课件、演示文档通过系统的信息发布、构建知识网站为职工学习、沟通，可提升信息资源的价值，提升了单位的核心竞争力。